Team Wauw & Payroller: Succesvol in de dynamische evenementenwereld

Bij Payroller geloven we in de kracht van sterke samenwerkingen en het succes van onze klanten. Het is fantastisch om te zien hoe onze diensten bijdragen aan de groei en bloei van inspirerende bedrijven. Daarom doken we recent in de wereld van Team Wauw, een dynamisch bedrijf uit Kortrijk dat flexibele medewerkers inzet op evenementen en festivals door heel België. We spraken met Zoë en Yasna om te horen hoe hun samenwerking met Payroller verloopt.

Al sinds 2020 is Payroller de vaste HR-partner voor Team Wauw. Zoë, die vrijwel vanaf het begin bij Team Wauw werkt, heeft de evolutie en de samenwerking met Payroller van dichtbij meegemaakt.

Flexibiliteit is de sleutel

Ondanks het relatief korte bestaan van Team Wauw, hebben ze al een mooi portfolio opgebouwd en kunnen ze namen zoals Live Nation, We Make You Happy &The Street Food Company aan hun klantenbestand toevoegen. Ze verzorgen kwalitatieve teams voor onder andere catering, bar en event opbouw. Yasna en Zoë vertelden ons dat ze bij Team Wauw 24/7 klaar staan voor hun klanten en dat er een grote focus ligt op een persoonlijke opvolging. Deze waarden hanteren we ook bij Payroller, waardoor we merken dat er al die jaren al een vlotte samenwerking is. 

Het werven van studenten en flexijobbers gebeurt bij Team Wauw voornamelijk via mond-tot-mondreclame en gerichte acties bij hogescholen en universiteiten. Nieuwe medewerkers schrijven zich in via de eigen website van Team Wauw en krijgen nadien een profiel in Payroller. 

Team Wauw zet wekelijks soms tot wel 150 medewerkers in, variërend van grote festivals zoals Tomorrowland tot kleinere bruiloften en events. Het is dan ook cruciaal dat ze over een tool beschikken die het snel aanmaken van contracten mogelijk maakt. Zoë benadrukte de enorme gebruiksvriendelijkheid van Payroller, juist omdat alles zo simplistisch is. Ze vertelde zelfs dat ze regelmatig 's avonds en onderweg via haar mobiele telefoon nog last-minute contracten aanmaakt of prestaties doorgeeft – een bewijs van de flexibiliteit die Payroller biedt.

Last-minute efficiëntie

In een snel draaiende sector als de evenementenbranche zijn last-minute wijzigingen eerder regel dan uitzondering. Door de grote poule aan personeelsleden, komt het regelmatig voor dat er iemand ziek is of afzegt. Yasna bevestigde dat de flexibiliteit van Payroller voor Team Wauw een grote meerwaarde is. De tool is 24/7 te gebruiken en alles ligt in de handen van de HR managers. Eén van de nice-to-haves is dat Payroller mobiel te gebruiken is. Zo vertelde ze dat ze soms nog via haar gsm ter plekke een contract voorziet voor een medewerker die op het laatste moment is opgeroepen. Last-minute annuleringen door klanten komen gelukkig zelden voor. Moest het toch eens gebeuren dat er een event niet doorgaat, dan hebben ze 9 van de 10 keren nog andere events waar de medewerkers van die dag naar toe gestuurd kunnen worden. Op deze manier bieden ze werkzekerheid voor hun studenten en flexi's, waardoor ze merken dat medewerkers zich vaak voor een langere tijd zich engageren. 

Optimalisatie

Tijdens het gesprek merkten we dat er enkele handige opties in Payroller nog niet volledig werden benut. Zo konden we Zoë en Yasna laten zien hoe ze lopende opdrachten kunnen gebruiken voor medewerkers met vaste uren op evenementen die langere tijd lopen. Wanneer iemand bijvoorbeeld vijf dagen een barshift heeft van 14:00 tot 00:00 uur, kan dit eenvoudig eenmalig worden ingesteld, waarna het systeem wekelijks automatisch het contract genereert. Dit optimaliseert de planning en administratie aanzienlijk.

Persoonlijke service en toekomst

We sloten het gesprek af met een moment voor feedback. Zoë en Yasna waren echter vol lof en gaven aan enorm tevreden te zijn over Payroller, vooral over de persoonlijke customer support die ze ontvangen. Een constructief punt van feedback was de wens voor uitgebreidere exportmogelijkheden in het systeem. Dit punt hebben we direct genoteerd en staat inmiddels op onze to-do lijst om te optimaliseren.

De samenwerking met Team Wauw toont perfect aan hoe Payroller flexibele bedrijven ondersteunt met intuïtieve tools en persoonlijke service. We kijken ernaar uit om Team Wauw te blijven ondersteunen in hun verdere groei en successen!