Veelgemaakte fouten bij het maken van een werkrooster (en hoe je ze voorkomt) 

Een goed werkrooster lijkt misschien gewoon een praktische planning, maar in werkelijkheid heeft het een veel grotere impact. In België dien je namelijk rekening te houden met arbeidsduur, rusttijden, sectorregels en duidelijke communicatie. Daarnaast kan een slecht opgesteld rooster voor misverstanden, stress en overuren zorgen. Iets dat geen enkele werkgever wilt! Of je nu een KMO runt, een winkel uitbaat of een horecazaak hebt: een slim en doordacht werkrooster bespaart tijd, geld én frustratie. In deze blog ontdek je welke fouten er het vaakst gemaakt worden en hoe jij deze kunt vermijden. 

Houdt rekening met de Belgische arbeidsregels

Eén van de grootste fouten die een werkgever kan maken, is het opstellen van een werkrooster zonder voldoende rekening te houden met de Belgische arbeidswetgeving. Een werkrooster is namelijk niet zomaar een planning. In België zijn er per sector duidelijke regels voor o.a. maar niet beperkt tot: Maximale arbeidsduur

• Verplichte rusttijden
• Pauzes
• Overuren
• Zondagswerk
• Nachtwerk
• Variabele roosters
• Sectorale afspraken/CAO's

Maak dus niet de fout door "zomaar" een planning op te maken, maar controleer de wetgeving binnen jouw sector en pas deze toe in de roosters die je gaat opmaken. Als werkgever ben je verplicht om de arbeidswetgeving te kennen en toe te passen. Zorg dus dat je op de hoogte bent rond de regels die binnen jouw sector van toepassing zijn. Controleer daarnaast de regels rond arbeidstijden. Plan voldoende rustmomenten in voor jouw personeel en let op met overuren en zondagswerk. Hier zijn specifieke regels rond.

Meer info vind je op de website van de overheid: https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsreglementering/arbeidsduur-en-rusttijden

Tip: Werk met een vaste template voor de opmaak van je werkrooster of gebruik een software die jou indicaties geeft rond de wettelijke verplichtingen. Bij twijfel, laat je best je werkroosters nakijken door een expert. Zij kunnen jou dan zeggen waar de fouten zitten, zodat je deze preventief kunt oplossen.

Let op: In België is een werkrooster dus niet alleen een planningssysteem, maar een document dat juridisch in orde moet zijn.

Communiceer duidelijk en tijdig

Stap één is uiteraard het opstellen van een werkrooster, maar bij stap twee gaan veel werkgevers ook al de mist in: het tijdig en duidelijk communiceren van het werkrooster is minstens even belangrijk! Een veelgemaakte fout is namelijk dat medewerkers hun planning te laat ontvangen, of dat er last-minute wijzigingen gebeuren zonder goede opvolging. Een deeltijds werkrooster dient daarnaast ook bekendgemaakt en bewaard te worden op de werkplek en zichtbaar te zijn voor uw medewerker(s). Dit is een verplichting in het kader van de sociale inspectie om de effectieve tewerkstelling van deeltijdse werknemers te controleren (net zoals een tijdsregistratiesysteem/afwijkingsregister).

Slechte communicatie over het werkrooster kan leiden tot frustraties onder het personeel, meer afwezigheden, minder vertrouwen in de werkgever. Voorkomen is dus de boodschap!

Hoe voorkom je deze fouten?

1. Praat met je personeel over beschikbaarheden en houd zoveel mogelijk rekening met de voorkeuren. Probeer daarnaast zoveel mogelijk met een vaste planning te werken zodat personeel weet wat ze kunnen verwachten. 
2. Spreek intern een deadline op voor het doorgeven van de beschikbaarheden én het publiceren van de nieuwe personeelsplanning. Op die manier kunnen beide partijen weten waaraan ze zich moeten verwachten
3. Publiceer het effectieve werkrooster ruim op voorhand zodat je personeel hier rekening mee kan houden 
4. Gebruik één centraal communicatiesysteem en doe dit digitaal. Losse papieren sheets zijn niet meer van deze tijd en kunnen zo niet op elk moment geraadpleegd worden. Gebruik bijvoorbeeld Whatsapp voor de eerste communicatie en een online planningstool voor de definitieve versie.

Hoe duidelijker je communiceert, hoe minder fouten en frustraties er zullen zijn. 

Denk aan werkdruk

Veel roosters worden gemaakt met één doel: zorgen dat er voldoende personeel is. Maar wat op papier logisch lijkt, betekent niet automatisch een goede verdeling van de werkdruk in de praktijk. Enkele klassieke voorbeelden van een foute planning:

• Te weinig personeel tijdens piekmomenten

• Te veel personeel tijdens rustige uren

• Dezelfde medewerkers telkens op drukke shifts

• Onvoldoende overlap tussen ervaren en nieuwe collega’s

Analyseer je piek-en dalmomenten op basis van historische data. In veel kassasystemen kun je overzichten terugvinden van de dagen of periodes waarop je het meeste verkocht hebt. Op basis van deze info, kan je een inschatting maken voor de periodes die eraan komen. Kijk daarnaast niet alleen naar het aantal werknemers, maar ook naar de competenties en ervaring van deze werknemers. Soms is één goede werknemer er twee waard. Dient er personeel nog opgeleid te worden? Dan plan je dit uiteraard ook best niet in op de drukke momenten.

Bouw daarnaast ook een overlap in op cruciale momenten zodat er geen gaten in je planning komen. Denk aan momenten zoals de opening, de sluit, tijdens leveringen of op piekmomenten. Evalueer ten slotte regelmatig je planning, per week en over een grotere periode. Het is volkomen logisch dat een bepaalde week binnen een piekperiode er totaal anders uitziet dan een weekplanning tijdens een rustige periode. 

Houdt rekening met de mogelijkheden van je personeel

Een werkrooster dat puur op basis van de visie van het bedrijf wordt opgesteld, zonder rekening te houden met de voorkeuren van het team, zorgt op termijn gegarandeerd voor problemen. Veel bedrijven maken de fout om personeel enkel in te zetten op de manier waarop zij dit zien. 

Zo worden bijvoorbeeld altijd dezelfde mensen ingepland voor late shifts of weekendwerk, waardoor de ene werknemer zwaarder belast wordt dan de andere. Daarnaast is het ook goed om een team te hebben die op verschillende momenten is ingewerkt. Avondwerk kan bijvoorbeeld verschillen van verloning dan bij dagwerk. Hierbij is het dus ook belangrijk om de voorkeuren van de medewerkers niet te negeren. Als medewerkers het gevoel hebben dat er geen rekening gehouden wordt met hun voorkeuren, daalt de betrokkenheid in de organisatie en ontstaat er meer verloop.

Hierdoor kunnen onrealistische rotaties ontstaan, denk aan een late shift die gevolgd wordt door een vroege shift, te weinig hersteltijd tussen werkblokken of een opeenvolging van zware dagen. Op papier lijken roosters vaak haalbaar, maar sta erbij stil hoe dit in de praktijk zich uit. Dit verhoogt het risico op vermoeidheid, ziekteverzuim en het maken van fouten. 

Jeugdige werknemers

De regels voor jeugdige werknemers verschillen van de regels voor een 18+ medewerker. Zo mag een jeugdige werknemer bijvoorbeeld:

• Niet meer dan 8u/dag werken of 40u/week (enkel bij hoge uitzondering)

• Niet meer dan 4,5u ononderbroken arbeid verrichten. Na 4,5u hebben zij recht op een half uur pauze, na 6 uren duurt de rusttijd een uur, waarvan een half uur ineens moet worden genomen (bijvoorbeeld 2 x 15 minuten pauze en een half uur als lunchpauze).

• In de meeste sectoren geen arbeid verrichting op zon -en feestdagen

• Nooit twee zondagen na elkaar werken, in eender welke sector

• Wanneer zij jonger dan 16 jaar zijn, geen arbeid verrichten tussen 20u en 6u. Deze tijdsgrenzen worden echter voor de jeugdige werknemers ouder dan 16 jaar teruggebracht tot 22 uur en 6 uur of tot 23 uur en 7 uur voor bepaalde vormen van arbeidsorganisatie

Houdt bij de opmaak van een werkrooster dus zeker ook rekening met de regels omtrent jeugdige werknemers. Meer info vind je op https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsreglementering/jeugdige-werknemers 

Voltijds rooster

De aanmaak van een voltijds rooster is vrij vanzelfsprekend. Natuurlijk hangt dit wel af van wat er wordt gezien als een voltijds rooster binnen jouw paritair comité én bedrijf. Zo kan een bedrijf namelijk een aparte CAO hebben waarin er een afwijkend voltijds rooster is afgesproken.

Het meest voorkomende voltijdse rooster, is dat van maandag t/m vrijdag met totaal 38u. Echter zijn er ook vaak roosters waarbij een voltijdse week uit meer of minder uren bestaat of waarbij een voltijdse werkweek 6 dagen bevat. Denk bijvoorbeeld aan PC202.01 waarbij een voltijdse werkweek 36,5 uren bevat. Niet zeker wat er bij jou van toepassing is? Bespreek dit dan eens met jouw boekhouder of het sociaal secretariaat waar je vaste medewerkers in dienst zijn.

Voorbeeld 1 - 38 uren in een 5 daagse werkweek (standaard)
Maandag: 7,6u
Dinsdag: 7,6u
Woensdag: 7,6u
Donderdag: 7,6u
Vrijdag: 7,6u
Zaterdag: Vrij
Zondag: Vrij

Voorbeeld 2 - 40 uren in een 5 daagse werkweek, waar een voltijdse werkweek 38uren bevat
Maandag: 8u
Dinsdag: 8u
Woensdag: 8u
Donderdag: 8u
Vrijdag: 8u
Zaterdag: Vrij
Zondag: Vrij
In dit geval bouwt de werknemer elke week 2 ADV dagen op.Q/S =38/40

Voorbeeld 3 - 38 uren in een 6 daagse werkweek
Maandag: 6.33u
Dinsdag: Vrij
Woensdag: 6.33u
Donderdag: 6.33u
Vrijdag: 6.33u
Zaterdag: 6.33u
Zondag: 6.33u

Deeltijds rooster

Bij deeltijdse roosters wordt er een opsplitsing gemaakt tussen vaste werkroosters en variabele werkroosters.

Vast werkrooster
Om te kunnen controleren wat de normale uren zijn van een deeltijdse werknemer met een vast rooster, moet op de plaats waar het arbeidsreglement ligt (vaak dus de werkplek) een kopie of uittreksel van de deeltijdse arbeidsovereenkomst bewaard worden. In deze (papieren of digitale) overeenkomst moet o.a. het werkrooster staan. Wanneer er toch afwijkingen zijn op het vaste rooster, dienen deze geregistreerd te worden via een betrouwbaar tijdsregistratie systeem. 

Variabel werkrooster
Net zoals bij een vast rooster, moet ook er ook een kopie van het arbeidsreglement met daarin het werkrooster bewaard worden op de plek waar het arbeidsreglement ligt. Dit kan zowel op papier als digitaal. Vervolgens moet een werknemer met een variabel rooster op voorhand worden ingelicht over de prestaties die hij/zij moet uitvoeren. 

Hoe maak ik het werkrooster op? 

• Bestaat er een voltijds of deeltijds rooster in het arbeidsreglement dat inpasbaar is voor de tewerkstellingssituatie?
• Indien neen --> opvulregel (rekening houdend met de arbeidsduurgrenzen!)

• Totaal aantal gekende werkuren/totaal aantal contractdagen = gemiddeld aantal werkuren per dag

• Gemiddeld aantal werkuren per dag x aantal dagen van een fulltime = Q-waarde van het contract

• Q-waarde - totaal aantal gekende uren = resterende uren te verdelen over de niet-contractuele dagen.

Vaak zijn er meerdere mogelijkheden qua contractopmaak, ook rekening houdend met de duur van het contract (dagcontract, 2-dagen contract, weekcontract,....) en afhankelijk van de persoonlijke situatie van de uitzendkracht (vb. C131 regeling, volledige werkloosheidsdagen, formaliteiten deeltijdse arbeid,...).Voorbeeld: 

Voorbeeld opvulregel - Medewerker werkt 3 dagen, 4 uren per dag in een 5 daagse werkweek waarbij een voltijdse werkweek sectoraal 38 uren bevat
Maandag: 4u
Dinsdag: 4u
Woensdag: 4u
Donderdag: Leeg (maar 4u achterliggend ingevuld) 
Vrijdag: Leeg (maar 4u achterliggend ingevuld) 
Zaterdag: Leeg
Zondag: Leeg
In dit geval staan er maar 12 uren in het schema. Je zal dan de opvul techniek moeten hanteren om het rooster aan te vullen tot een Q/S van 13/38. Je vult dan uren in op de lege dagen, maar zet deze niet onder contract. 

Meer info vind je op onze FAQ pagina. 

Wil je structureel betere roosters maken? Gebruik dan deze korte checklist:

Checklist voor een efficiënt werkrooster

✅ Is het rooster conform de Belgische arbeidsregels? - Alle info vind je op https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsreglementering
✅ Zijn rusttijden en maximale uren gerespecteerd?
✅ Wordt er rekening gehouden met regels omtrent jeugdigde werknemers?
✅ Hangt het  rooster zichtbaar uit op de werkvloer?
✅ Zijn piekmomenten correct opgevangen?
✅ Is de werkdruk eerlijk verdeeld?
✅ Is er rekening gehouden met beschikbaarheden en voorkeuren?
✅ Zijn weekend- en avondshifts eerlijk verdeeld?
✅ Is er één duidelijke, centrale versie van het rooster?
✅ Kunnen wijzigingen snel en correct worden doorgegeven?
✅ Is het rooster eenvoudig te koppelen aan prestaties en loonverwerking?

Handig ! Bij Payroller kun je gebruikmaken van de gratis planningstool. Wanneer je hier een bevestigde shift in aanmaakt, wordt er automatisch een Dimona-aangifte gedaan. Contacteer ons voor meer info.