Wat is tijdsregistratie en is dit verplicht?

Geschreven door Pauline van Payroller | 16 oktober 2025 8:39:07 Z

Eerst en vooral is het verplicht om vaste en variabele deeltijdse werkroosters bekend te maken. Daarnaast ben je in België, indien je met flexibele krachten werkt, ook verplicht om aan tijdsregistratie te doen en/of een afwijkingsregister bij te houden. Alle uren die dus afwijken van een contract dienen bijgehouden te worden.

Algemene regels

Een deeltijdse werknemer hoort normaal gezien te werken volgens het afgesproken (vaste of flexibele) rooster, dus het rooster dat bekend is gemaakt. Soms lukt het niet om de werknemer exact binnen de grenzen van zijn afgesproken rooster (vast of het geldende flexibele rooster) te laten werken. Werken buiten dat normale rooster mag alleen als die afwijkingen (de uren die anders zijn) officieel worden geregistreerd.

Dit registreren gebeurt meestal via een tikklok, om de gewerkte uren bij te houden. Als je zo een systeem niet hebt, kan je de afwijkingen ook noteren op een papieren document, een afwijkingsregister dus. Dit afwijkingsregister is niet zomaar een excel papier, maar moet voldoen aan het model dat is opgelegd door het koninklijk besluit van 8 maart 1990. Deze regels zijn er om ervoor te zorgen dat de inspectiediensten kunnen controleren of alles correct verloopt.

Het is daarbij belangrijk voor werkgevers om afwijkingen op contracturen zorgvuldig te communiceren naar hun werknemers, zodat iedereen tijdig en correct wordt geïnformeerd over hun rechten en plichten (bijvoorbeeld in het kader van de collectieve sluiting). Zo wordt de continuïteit van de loonverwerking en de sociale zekerheid gewaarborgd, met respect voor wettelijke en sectorale bepalingen.

Wat staat erin?

Datum en periode: De periode waarop het document van toepassing is en de specifieke datum van de afwijking.
Personeelsgegevens: Naam en voornaam van de werknemer, en eventueel het inschrijvingsnummer in het personeelsregister.
Afwijkende uren: Het precieze begin- en einduur van de prestaties, evenals de begin- en eindtijd van rustpauzes, indien deze afwijken van hetgeen in het uurrooster staat.
Handtekeningen: De handtekening van de werknemer bij het noteren van de uren en de handtekening van de werkgever minstens één keer per week.

De gegevens hiervan dienen daarbij gedurende vijf jaar bewaard te worden (op papier of elektronisch). In Payroller kun je gebruik maken van ons digitaal tijdsregistratiesysteem. Een automatische sync zorgt er daarna voor dat deze uren tijdig worden uitbetaald aan jouw medewerkers.

Gebruik 'gewettigd afwezig' bij inkorting contract

Daarbij mag het gebruik van 'gewettigd afwezig' bij een inkorting van een contract, normaliter enkel onder bepaalde voorwaarden gebruikt mag worden:

Het moet kunnen blijken dat ze op verzoek van de werknemer werd aangevraagd.
Het akkoord der partijen zal voor elke dergelijke afwezigheidsdag moeten blijken uit een geschrift met opgave van de reden
Op deze dagen moesten er normale arbeidsprestaties overeengekomen zijn
Indien het om een deeltijdse werknemer gaat moet de werkgever het “afwijkingsdocument” effectief gebruiken, voor het niet presteren van deze uren.
Bovendien moet de afwijking “telkens” door de werknemer ondertekend worden.

Ben je benieuwd naar meer info? Neem dan zeker een kijkje op de website van de FOD zodat je volledig op de hoogte bent van de wetgeving: https://werk.belgie.be/nl/themas/arbeidsreglementering/deeltijdse-arbeid/toezicht-op-de-prestaties-van-de-deeltijdse

Wil jij gebruik maken van ons tijdsregistratiesysteem? Contacteer ons dan op support@payroller.com.

Volledig bericht weergeven