Geboorte, adoptie of pleegzorg: welk verlof moet je als werkgever regelen?

Wanneer een van je medewerkers een kindje verwacht, komen daar heel wat administratieve verplichtingen bij kijken. Het is belangrijk dat alles correct verwerkt wordt zodat de loonadministratie en de verplichtingen voor de mutualiteit in orde zijn. In deze blog zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij, inclusief praktische tips, documenten en formaliteiten.

Moederschapsverlof

Bij moederschapsverlof verloopt de regeling voor de werkgever iets eenvoudiger. Hier hoeven namelijk geen contracten te worden voorzien voor de moeder aangezien de volledige uitbetaling via de mutualiteit loopt. In totaal heeft de moeder recht op 15 weken moederschapsverlof (17 weken bij een meerling). Dit verlof mag maximaal 6 weken voor de uitgerekende datum opgenomen worden, waarvan 1 week voor datum verlicht op te nemen. Daarnaast ben je postnataal verplicht om 9 weken op te nemen.

Wat moet er gebeuren bij de mutualiteit?

Om het moederschapsverlof aan te vragen, vraag je aan je gynaecoloog om het getuigschrift van arbeidsongeschiktheid in te vullen. Dit attest bezorg je dan op zijn beurt weer aan de mutualiteit. De mutualiteit berekent dan het bedrag waarop jij recht hebt. Het bedrag is afhankelijk van jouw brutoloon, je gezinssituatie en hoeveel weken verlof je neemt.

Bij deze ook enkele links naar de verschillende mutualiteiten voor het aanvragen van moederschapsverlof:

• CM moederschapsrust
• Helan moederschapsuitkering
• Solidaris moederschapsverlof
• LM moederschapsrust
• NZVL moederschapsrust

Vaderschapsverlof (geboorteverlof)

Werknemers hebben bij de geboorte van hun kind recht op geboorteverlof, ook wel vaderschapsverlof genoemd. In totaal gaat het om 20 dagen verlof, die flexibel opgenomen kunnen worden binnen de 4 maanden na de geboorte van het kind.

Hoe zit dat dan praktisch?

Belangrijk bij vaderschapsverlof is, dat de vader gedurende die 20 dagen onder contract staat. We merken namelijk dat dit in de praktijk vaak vergeten wordt. De eerste drie dagen vallen namelijk ten laste van de werkgever en worden normaal verloond en gefactureerd.

De overige 17 dagen worden betaald via de mutualiteit maar moeten óók onder contract staan zodat de afwezigheidscode correct ingeboekt kan worden.

Het is daarnaast belangrijk om als werkgever zelf bij te houden of deze dagen binnen de periode van 4 maanden na de geboorte van het kind worden opgenomen. Eens deze periode verstreken is, vervalt het verlofrecht.

Speelt anciënniteit hier een rol?

Nee. Bij geboorteverlof speelt de anciënniteit van de medewerker géén rol. Een medewerker heeft dus sowieso recht op vaderschapsverlof, ongeacht hoe lang hij reeds in dienst is.

Anciënniteit is enkel relevant bij:

• gewaarborgd loon
  
  
• arbeidsongeschiktheid
  
  
• ziekte of ongeval
  
  
• uitbetaling van een feestdag

Wat moet er gebeuren bij de mutualiteit?

Voor de dagen die ten laste vallen van de mutualiteit (de laatste 17 dagen dus), moet de werknemer een aanvraag indienen bij de mutualiteit. Hiervoor zijn er enkele documenten nodig:

• een uittreksel van de geboorteakte of geboorteattest
  
  
• een ingevuld aanvraagformulier van de mutualiteit
  
  
• eventueel een werkgeversattest of loonfiche
  
  
• correcte prestatiecodes waarop vaderschapsverlof is ingeboekt
  
  

Deze aanvraag moet uiteraard tijdig gebeuren. Hierbij enkele links die de medewerker rechtstreeks op de juiste pagina brengen voor het aanvragen van vaderschaps:

• CM geboorteverlof voor werknemers
• Solidaris geboorteverlof
• Helan geboorteverlof aanvragen
• Liberale Mutualiteit vaderschapsverlof
• NZVL vaderschpasverlof

Adoptieverlof

Naast vader- en moederschapsverlof, kan er ook adoptieverlof worden aangevraagd. Hierbij is voor beide ouders het aantal dagen gelijkgesteld: maximaal 6 weken. De hoeveelheid weken die je mag opnemen is echter afhankelijk van de leeftijd van het geadopteerde kind. Is het geadopteerde kindje jonger dan 3 jaar bij het begin van het adoptieverlof? Dan mag de werknemer 6 weken verlof nemen. Is het kind ouder dan 3 jaar? Dan mogen er 4 weken opgenomen worden. Het recht vervalt wanneer het kind 8 jaar oud wordt. Is het kind gehandicapt of heeft het een erkende medische aandoening? Dan worden deze periodes verdubbeld.

De werknemer is echter niet verplicht om het maximale aantal weken adoptieverlof op te nemen. Het verlof moet wel minstens één week duren, of een veelvoud daarvan. Bovendien moet het adoptieverlof in één keer of in een aaneensluitende periode opgenomen worden.

Wat moet er gebeuren bij de mutualiteit?

Je werknemer dient minstens één maand vóór de start van het verlof jou op de hoogte te brengen. Dit doe hij/zij via een aangetekende brief. In deze aangetekende brief moet de begin- en einddatum van het verlof staan en bij de start van het adoptieverlof dient je werknemer de volgende documenten bezorgen:

• de documenten die de adoptie bewijzen
• een attest van inschrijving van het kind in het bevolkings- of vreemdelingenregister

Het verlof moet binnen de 2 maanden opgenomen worden nadat het kind officieel is ingeschreven op het adres van de medewerker. Indien het om een internationale adoptie gaat, mag het verlof starten vanaf het moment dat de medewerker het kind mag gaan ophalen in het buitenland.

Loon en uitkering

Tijdens de eerste drie dagen van het adoptieverlof ontvang je van je werkgever je gewaarborgd loon. Voor de resterende periode krijg je een uitkering via je ziekenfonds. Die uitkering bedraagt 82% van je begrensde brutoloon. Zoals bij vaderschapsverlof, dienen deze dagen allemaal onder contract te staan.

Rechtstreekse links naar de mutualiteiten voor het aanvragen van adoptieverlof

• CM adoptieverlof
• Solidaris adoptieverlof
• LM adoptieverlof
• NZVL adoptieverlof
• Helan adoptieverlof

Pleegverlof

Pleegverlof is verlof voor werknemers die officieel zijn aangesteld als pleegouder via een erkende dienst voor pleegzorg. Het verlof dient om de opvang en integratie van het pleegkind mogelijk te maken.

Er bestaan eigenlijk twee vormen:

• Pleegouderverlof
  Vergelijkbaar met adoptieverlof, bij langdurige plaatsing van een minderjarig kind.
• Kortdurend pleegverlof
  Voor specifieke situaties zoals:
• afspraken met de pleegzorgdienst
• contactmomenten met school
• medische afspraken
• administratieve formaliteiten

Het pleegverlof kan ten vroegste opgenomen worden de dag na de inschrijving van het minderjarige kind in het bevolkings- of vreemdelingenregister & uiterlijk 12 maanden na deze inschrijving. De basisperiode voor het verlof kan 6 weken duren. In sommige gevallen kan dit verlof worden verlengd (meer info daarover vind je op: https://www.riziv.fgov.be/nl/thema-s/zwangerschap-en-geboorte/pleegouderverlof-voor-werknemers).

Wat moet er gebeuren bij de mutualiteit?

Net zoals bij ouderschapsverlof, zullen de eerste drie dagen van het pleegouderverlof ter rekening van jou, werkgever, vallen. Deze dienen dan ook onder contract te staan, zodat de juiste verwerking van de verlof kan worden geregistreerd.

Jouw medewerker vraagt de vergoeding voor pleegouderverlof aan via het formulier van het ziekenfonds. Daarbij horen volgende documenten:

• een kopie van het document waaruit blijkt dat het pleegkind overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake jeugdbijstand en jeugdbescherming bij de medewerker geplaatst werd. Dit document kan verkrijgen worden via Pleegzorg Vlaanderen.
• bij pleegzorg van een kind met een handicap: een attest waaruit blijkt dat het kind:
• een lichamelijke of geestelijke ongeschiktheid van minstens 66 % heeft;
• of een aandoening heeft waarvoor minstens 4 punten werden toegekend in pijler 1 van de medisch-sociale schaal;
• of een aandoening heeft waarvoor minstens 9 punten werden toegekend over de drie pijlers samen van de medisch-sociale schaal.

Voor meer informatie over de evaluatie van de handicap van een minderjarig kind dient contact opgenomen te worden met de FOD Sociale Zekerheid.

Conclusie

Als werkgever is het dus belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de verschillende vormen van verlof bij geboorte, adoptie en pleegzorg. Elk type verlof brengt specifieke regels, contractuele verplichtingen en administratieve formaliteiten met zich mee. Een correcte verwerking van contracten, prestatiecodes en documenten is essentieel om zowel de loonadministratie als de uitbetalingen via de mutualiteit vlot te laten verlopen. Door tijdig de juiste stappen te zetten en medewerkers correct te informeren, vermijd je fouten, vertragingen en onduidelijkheden voor alle betrokken partijen.