Bij Payroller vinden we het belangrijk om nauw contact te houden met onze klanten. Onlangs hadden we een boeiend gesprek met een van onze langdurige partners, Transit Service/Waasland Express. Een logistiek bedrijf in de haven van Antwerpen die havenarbeiders vervoert tussen de verschillende hubs. We spraken met de HR verantwoordelijke, Manuella, over hoe zij Payroller dagelijks gebruikt en hoe we hun processen nog efficiënter kunnen maken.
Transit Service heeft een sterke reputatie in Antwerpen, waardoor nieuwe medewerkers vaak via mond-tot-mondreclame binnenkomen. Vrienden of familie van bestaande medewerkers solliciteren en worden daarna snel opgenomen in hun team. Sinds januari 2025 is de wetgeving echter aangescherpt en moeten alle nieuwe werknemers een backgroundcheck ondergaan. Helaas kan dit proces tot zes weken duren, wat het risico vergt dat potentiële medewerkers in de tussentijd afhaken. Manuella gaf aan dat ze, zodra de goedkeuring binnen is, de nieuwe medewerkers graag zelf inschrijft in Payroller om de controle te behouden en het process van inschrijving te versnellen.
Tijdens ons gesprek bleek dat Transit Service verschillende systemen gebruikt, waaronder een tool voor planning. Om hun workflow te stroomlijnen, stelden we voor om onze planningstool te verkennen. We lieten Manuella zien hoe ze eenvoudig open shifts kan aanmaken waarop medewerkers zichzelf kunnen inschrijven via de medewerkersapp.
Deze aanpak biedt een aantal duidelijke voordelen:
Minder administratie: Beschikbaarheden hoeven niet langer via WhatsApp worden verzameld en verwerkt.
Meer autonomie: Medewerkers kunnen shiften accepteren, zichzelf kandidaat stellen en onkosten doorgeven via de app.
Verbeterde communicatie: Een centrale plek voor alle planning gerelateerde zaken.
We hebben geconcludeerd dat de implementatie van onze planningstool binnen de huidige werkwijze van Transit/Waasland nog niet interessant is. Dit punt zal op een later tijdstip opnieuw worden geëvalueerd.
Manuella vertelde ons dat ze elke maandag alle prestaties van de afgelopen week handmatig verwerkt. Voor een groot team is dit een tijdrovende taak. We hebben haar een eenvoudige tip gegeven: de uren dagelijks aanpassen. Door deze taak op te splitsen in kleinere, dagelijkse stappen, wint ze op maandag kostbare tijd. Bovendien hebben we haar laten zien dat ons systeem standaard de contracturen uitbetaalt als er geen afwijkingen zijn. Hierdoor hoeven prestaties die exact volgens contracturen verlopen, niet meer handmatig goedgekeurd te worden – een slimme, tijdbesparende functie die ze erg handig vond.
Als laatste tip wezen we Manuella op de uitgebreide online Payroller-handleiding. Deze is niet alleen handig voor haarzelf, bijvoorbeeld tijdens haar verlof, maar ook perfect voor het inwerken van nieuwe collega’s. En mochten er daarna nog vragen zijn, dan biedt onze FAQ-pagina een snelle en eenvoudige manier om antwoorden te vinden.
Het was fantastisch om te zien hoe we, door simpelweg in gesprek te gaan, concrete verbeteringen konden aanreiken die het werk van Manuella en het team van Transit Service/Waasland Express makkelijker maken. Bij Payroller staan we klaar om onze klanten te ondersteunen en hun dagelijkse werkzaamheden te optimaliseren.